Privacyverklaring

Versie 1 november 2026

We verwerken zo weinig mogelijk gegevens, bewaren ze niet langer dan nodig en gebruiken ze alleen waarvoor je ze aan ons geeft. In deze verklaring lees je precies hoe dat werkt.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:

Systello Automations
handelsnaam van Zavicom B.V.
Gouverneur Houbenstraat 44
6118 CN Nieuwstadt

KvK 80564968
Btw NL861718203B01
info@systello.nl

Voor alle vragen over privacy kun je mailen naar info@systello.nl.

2. Welke gegevens we verwerken en waarom

GegevensWaarvoorGrondslagHoe lang

Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, aantal medewerkers en wat je invult over je knelpunt, je idee of je zelfscan in het aanvraagformulierJe aanvraag voor een Tijdwinstplan beantwoorden, de vragenlijst sturen en het gesprek voorbereidenUitvoeren van jouw verzoek12 maanden na je aanvraag, of korter als je dat vraagt. Wordt het een opdracht, dan zolang de opdracht loopt

Wat je ons mailt of in een gesprek vertelt over je bedrijf en je werkwijzeJe Tijdwinstplan maken en een voorstel op maat doenUitvoeren van jouw verzoek en de overeenkomstZolang nodig voor het plan of de opdracht, daarna maximaal 12 maanden

Contact- en factuurgegevens van klanten: naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK- en btw-nummerDe opdracht uitvoeren, contact houden en facturerenUitvoeren van de overeenkomst en wettelijke plicht (facturen)Zolang de opdracht loopt. Facturen: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)

Technische gegevens (IP-adres, browser, tijdstip)De website veilig en werkend houdenGerechtvaardigd belangMaximaal 30 dagen, in de logbestanden van onze hostingpartij

We verkopen je gegevens niet, maken geen profiel van je en sturen je geen nieuwsbrief zonder dat je je daar zelf voor aanmeldt.

3. Gegevens van jouw klanten in een systeem dat wij bouwen

Bouwen we een systeem voor je bedrijf, dan kunnen daar persoonsgegevens van jouw klanten of medewerkers in komen. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor sluiten we samen een verwerkersovereenkomst. We gebruiken die gegevens alleen om het systeem te bouwen, te testen en te onderhouden, en voor niets anders.

4. Hoe we AI gebruiken

In sommige systemen die we bouwen, en bij het voorbereiden van een Tijdwinstplan, gebruiken we AI-modellen zoals Claude van Anthropic. We sturen daarbij alleen de gegevens mee die nodig zijn. Anthropic gebruikt die gegevens niet om zijn modellen te trainen. De AI neemt geen beslissingen over jou: er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering zoals bedoeld in de AVG. Waar AI in een systeem voor jouw bedrijf zit, leggen we dat vooraf uit en nemen we het op in de verwerkersovereenkomst.

5. Met wie we je gegevens delen

We werken met een klein aantal zorgvuldig gekozen partijen. Ze krijgen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun taak, en met partijen die gegevens voor ons verwerken hebben we een verwerkersovereenkomst.

Railway (hosting): het online zetten van deze website en het verwerken van het aanvraagformulier.
Resend (e-mail): het doorsturen van je aanvraag via het formulier naar ons.
Vimexx (e-mail en domein): het ontvangen en beantwoorden van je e-mails.
Anthropic: het AI-model, zoals beschreven in artikel 4.

We geven je gegevens verder alleen door als de wet ons daartoe verplicht.

6. Gegevens buiten de Europese Unie

Een deel van deze partijen is gevestigd in de Verenigde Staten. Daardoor kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG vereist, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Cookies

Systello plaatst geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. Een paar kleine dingen, zoals je keuzes in de zelfscan, blijven alleen tijdens je bezoek in je eigen browser staan en komen niet bij ons terecht.

8. Beveiliging

De verbinding met onze website is versleuteld (https). We bewaren gegevens in afgeschermde systemen waar alleen wij bij kunnen.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te zien;
onjuiste gegevens te laten corrigeren;
je gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (dataportabiliteit).

Mail je verzoek naar info@systello.nl. We reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Als onze dienst verandert, passen we deze verklaring aan. De datum van de huidige versie staat bovenaan deze pagina.