Waar lekt jouw bedrijf tijd en geld weg? Zo breng je het in kaart
Bijna elke ondernemer voelt dat er ergens tijd en geld verdwijnt. Weinig ondernemers kunnen aanwijzen waar. Zo maak je van dat gevoel een feit waar je iets mee kunt.
Je voelt het, maar je ziet het niet
Verlies staat niet op een factuur. Het zit in een collega die tien minuten zoekt naar de juiste versie van een bestand. In een klus die stilligt omdat materiaal of een akkoord ontbreekt. In werk dat twee keer gebeurt omdat de eerste keer niet goed ging.
Los is het steeds een paar minuten. Bij elkaar opgeteld, over een heel team en een heel jaar, wordt het een flink bedrag. Juist omdat het in kleine stukjes komt, valt het niemand op.
De zes plekken waar het meestal zit
1. Wachten. Op een antwoord, een akkoord, materiaal of op jou.
2. Zoeken. Naar gegevens, bestanden, gereedschap of de laatste afspraak met een klant.
3. Dubbel werk. Gegevens overtypen van de mail naar Excel naar de boekhouding.
4. Herstellen. Iets opnieuw doen omdat informatie ontbrak of niet klopte.
5. Overdracht. Werk dat van persoon naar persoon gaat en onderweg blijft hangen.
6. Nalopen. Offertes, betalingen en afspraken nabellen die eigenlijk vanzelf zouden moeten gaan.
Je hoeft niet alles te meten. Je moet weten waar het grootste lek zit.
Zo breng je het in één week in kaart
Kies één proces. Bijvoorbeeld van aanvraag tot getekende offerte, of van opdracht tot betaalde factuur. Niet je hele bedrijf tegelijk.
Laat iedereen vijf dagen turven. Elke keer dat iemand wacht, zoekt of iets opnieuw doet, een streepje met een schatting in minuten. Een simpel lijstje op papier is genoeg.
Reken het om. Tel de minuten per week op, maak er uren van en vermenigvuldig met wat een uur je kost. Dat bedrag keer de werkweken in een jaar is je verlies, voor één proces.
De uitkomst is bijna nooit gelijk verdeeld. Meestal zit het grootste deel op één of twee plekken. Daar begin je.
Van meting naar verbetering
Pak het grootste lek eerst aan en meet daarna opnieuw. Soms is de oplossing een afspraak in het team. Soms is het een slim systeem dat het wachten, zoeken of overtypen helemaal weghaalt. Voor een adviesbureau bouwden we een tool die verlies per afdeling en werkplek zichtbaar maakt, met een rapport erbij. Dan praat je niet meer over een gevoel, maar over cijfers.